Gestão de contratos: etapas e principais funções

A gestão de contratos compreende ações de antes, durante e depois das assinaturas, para mitigar ou até eliminar riscos associados a esses três momentos, principalmente às fases de execução e encerramento contratual.

O trabalho é responsabilidade do setor jurídico, mas a participação de outros setores e da diretoria é necessária em diversos momentos para que os objetivos e interesses da empresa sejam plenamente atendidos.

Abordaremos neste texto as práticas mais importantes de gerenciamento e seu funcionamento.

Elaboração de contratos e assinaturas

O primeiro passo dessa etapa é o planejamento dos documentos, mediante solicitação por parte dos setores ou da diretoria. Nesse momento, os profissionais jurídicos recebem os detalhes e as condições dos negócios a serem formalizados e os descrevem em termos contratuais, além de realizar a pesquisa legal necessária para os documentos e adicionar neles os apontamentos legais cabíveis.

A partir disso, as minutas são criadas e passadas para aprovação dos responsáveis pelas empresas signatárias. Com as aprovações, ou com a aplicação das mudanças solicitadas, as versões finais são redigidas.

Para as assinaturas, faz-se verificações dos signatários das outras partes. Por exemplo, se o contrato social da empresa permite a um dos sócios assinar contratos sem a participação dos demais ou se o signatário não sócio tem procuração com poderes para tal ato.

Monitoramento

É o trabalho de acompanhamento dos contratos, para garantir que a empresa está cumprindo suas obrigações, tendo seus direitos realizados e também que os terceiros envolvidos estão assumindo as suas responsabilidades contratuais.

Durante essa fase da gestão de contratos, se o profissional da tarefa identificar que um cliente, fornecedor ou parceiro deixou de respeitar alguma cláusula documental, é feita a consulta no texto para entender as implicações do descumprimento e busca-se a solução junto à outra parte, sempre primeiramente de forma extrajudicial.

No monitoramento pode também ocorrer a percepção de que aditivos a contratos são necessários. O motivo pode ser tanto ocorrências durante as execuções, não necessariamente negativas, que evidenciaram essa necessidade ou mudanças legais que tornaram a documentação parcialmente obsoleta ou inválida.

Encerramentos e renovações

Ao final do período de vigência de cada contrato, o gestor tem de analisar ações e até documentos necessários ao correto encerramento das relações entre as partes e, se existirem, as obrigações e os direitos remanescentes.

No caso de acordos que serão renovados, é preciso antes analisar se os contratos anteriores foram totalmente satisfeitos para ambas as partes. Em não sendo, os envolvidos têm de decidir se direitos e deveres ainda previstos anteriormente serão imediatamente realizados ou se passarão para novos documentos de renovação.

Depois disso, deve-se avaliar se a melhor forma de formalizar a continuidade das parcerias é por meio de aditivos aos documentos originais ou com contratos novos. 

Armazenamento

Ter os documentos em pastas comuns ou em nuvem de dados que todos da empresa acessam não é o correto. Na gestão de contratos, os critérios para um bom armazenamento são padronização, fácil acesso e segurança, inclusive para atender às exigências da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), pois esses documentos contam com informações de pessoas físicas e jurídicas que devem ser protegidas.

Além de seguro, o local de guarda precisa ter controle de acessos, para que os profissionais autorizados consigam chegar apenas aos documentos que precisam para o trabalho.

A padronização e o fácil acesso ficam por conta da estrutura de organização e da nomeação dos arquivos. Por exemplo, no comercial, cada setor pode ter a própria pasta e os contratos de venda/serviços serem identificados por numeração ou data. Mas esses documentos podem ficar todos no mesmo diretório com nomeação padrão que permite busca fácil, como nome do cliente + data + produto/serviço.

Automação

Dependendo do volume de contratos que o negócio precisa gerenciar, a melhor forma de fazer pode ser por meio de um software de gestão de contratos, que automatiza todas tarefas ligadas aos documentos e oferece ainda um ambiente dentro do qual os signatários realizam as assinaturas com segurança e validam as suas identidades com dados pessoais, certificado digital ou uso da certificação do Gov.br.

Com o sistema, o gestor pode programar lembretes antes de prazos, notificar as partes de forma centralizada e contar com um banco de dados com boa infraestrutura de segurança e controle de níveis de acesso.

Além da gestão em si, as funcionalidades podem ajudar no desenvolvimento de negócios. Por exemplo, ao ser notificado com bastante antecedência de que um contrato de serviços irá encerrar, o gestor pode informar os demais profissionais para prepararem a estratégia de fechamento da renovação com o cliente.

Indicadores de desempenho

Os indicadores servem para, em primeiro momento, medir os benefícios obtidos com a implementação de uma gestão de contratos e, posteriormente, acompanhar a evolução do trabalho e implementar melhorias. Alguns parâmetros importantes de medir são:

• redução de custos;
• taxa de sucesso no cumprimento de contratos;
• ganho de eficiência operacional;
• redução de tempo na formalização de negócios;
• diminuição de litígios;
• impacto ambiental positivo pela substituição de documentos físicos e digitalização de contratos em papel.

Quanto à periodicidade de medição, depende do tempo adequado e necessário para cada indicador. O impacto na eficiência operacional pode começar e ser medido após 30 dias e seguir a periodicidade mensal, enquanto a redução de litígios exige um período semestral ou anual, já que trata-se de ocorrência menos frequente que as rotinas e, quando um litígio acontece, se estende por algum tempo até a resolução.

O gerenciamento dos contratos está entre as atribuições do departamento jurídico, que se bem estruturado consegue entregar bons resultados para os indicadores citados. Quer saber como organizar e implementar a área? Leia os pilares para estruturar o setor jurídico.